O que é o arquivo AFD e como gerar para a fiscalização

AFD é a sigla de Arquivo Fonte de Dados. É o arquivo em que os registros de ponto são entregues à fiscalização do trabalho, num layout padronizado pela Portaria 671/2021. Se a sua empresa usa controle de ponto eletrônico, é este arquivo que o auditor fiscal vai pedir.

Como o arquivo é por dentro

O AFD é um arquivo de texto simples, sem formatação. Cada linha é um registro de tamanho fixo, em que cada trecho de caracteres tem um significado definido pela norma — tipo do registro, identificação do empregador, data, hora, identificação do trabalhador.

Ele não foi feito para ser lido por pessoas, e sim para ser processado pelos sistemas da fiscalização. Abrir o AFD e ver um bloco de números sem espaçamento é o esperado — não é sinal de erro.

O que ele contém

• Um cabeçalho com a identificação do empregador (CNPJ ou CPF, razão social)
• As marcações de ponto propriamente ditas, com data e hora
• Os registros de eventuais ajustes e inclusões feitos pelo empregador
• Um encerramento (trailer) com a totalização, que permite detectar arquivo truncado

Como gerar

Depende de como a empresa controla o ponto:

• Relógio de ponto físico (REP-C): a extração é feita no próprio equipamento, normalmente por pendrive, ou pelo software do fabricante.
• Sistema em software (REP-P): o próprio sistema exporta. Num sistema em nuvem, costuma ser uma opção de exportação na tela de relatórios, com seleção do período.
• Ponto em papel: não há AFD. O controle manual é válido, mas a empresa apresenta os próprios documentos físicos — o que costuma ser mais trabalhoso na hora da fiscalização.

Erros comuns na hora da fiscalização

• Descobrir na hora que o sistema não exporta AFD. Nem toda ferramenta que se apresenta como "controle de ponto" gera o arquivo no padrão da norma — vale testar a exportação antes de precisar dela.
• Depender do fornecedor para extrair. A empresa precisa conseguir gerar o arquivo sozinha, no prazo dado pelo auditor.
• Entregar o período errado. O auditor delimita datas; exportar mais ou menos do que foi pedido atrasa o processo.
• Editar o arquivo. O AFD não deve ser aberto e alterado — qualquer modificação compromete a integridade e o valor probatório do documento.

Guarde antes de precisar

A fiscalização normalmente concede um prazo curto para apresentação. Empresas que já mantêm o hábito de exportar o AFD periodicamente — ao fechar cada mês, por exemplo — resolvem o pedido em minutos, em vez de descobrir um problema de sistema justamente no dia em que precisam do arquivo.